PEDOMAN ADMINISTRASI IRM

PEDOMAN ADMINISTRASI
IKATAN REMAJA MUHAMMADIYAH

BAB I
Nama, Maksud, dan Ruang Lingkup

Pasal 1
Nama
Tuntunan ini bernama Pedoman Administrasi Ikatan Remaja Muhammadiyah

Pasal 2
Maksud dan Tujuan
1.Pedoman Administrasi Ikatan Remaja Muhammadiyah dimaksudkan untuk memberikan petunjuk demi kesamaan dan keseragaman pengelolaan administrasi IRM dalam rangka menuju tertib organisasi.
2.Pedoman Administrasi bertujuan untuk mengadakan koordinasi, integrasi, sinkronisasi terhadap pengelolaan dan pelayanaan administrasi organisasi.

Pasal 3
Ruang Lingkup
Pedoman Administrasi Ikatan Remaja Muhammadiyah meliputi:
1.Administrasi Kesekretariatan/ketatausahaan
2.Administrasi Perbekalan
3.Administrasi Keanggotaan
4.Laporan Organisasi
5.Atribut Organisasi
6.Administrasi Keuangan

BAB II
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

Pasal 4
1.Yang dimaksud dengan kesekretariatan dalam hal ini adalah kegiatan/aktivitas organisasi yang berkaitan dengan ketatausahaan dan surat-menyurat organisasi.
2.Administrasi kesekretariatan dapat dilakukan dengan sistem sentralisasi, maupun desentralisasi.
3.Sistem sentralisasi adalah apabila segala sesuatu yang menyangkut kegiatan ketatausahaan baik yang bersifat umum maupun bidang, ada pada satu tangan yakni sekretaris.
4.Sistem desentralisasi yaitu sistem ketatausahaan yang dikelola oleh masing-masing bidang.
5.Penggunaan sistem desentralisasi didasarkan atas pertimbangan efektivitas dan efisiensi organisasi dengan mengingat jumlah personalia yang ada.

Pasal 5
Surat Menyurat

(1)Kode Surat
Kode surat IRM terdiri atas kode indeks berupa huruf dan angka yang mengkalisifikasikan surat berdasarkan jenis kepentingan surat, tujuan atau pihak yang dituju surat, Kode Indeks Wilayah, Tingkat pimpinan yang mengeluarkan surat, nomor urut surat dalam suatu tahun, dan tahun surat tersebut dikeluarkan.
Contoh : A.1-IX/PD.IRM-025/2009
A : Kode untuk klasifikasi jenis kepentingan surat.
1. : Kode kalsifikasi pihak yang dituju oleh Surat.
IX : Kode Indeks wilayah Institusi yang mengeluarkan surat
PD.IRM : Tingkat pimpinan yang mengeluarkan surat
025 : Nomor urut Surat dalam tahun surat ini dikeluarkan
2009 : tahun surat tersebut dikeluarkan
Catatan : Kode Indeks Wilayah tidak digunakan pada surat yang dikeluarkan oleh PP IRM

(2)Kode Indeks Surat
A.Urusan Keorganisasian
Meliputi:
Permusyawaratan (sidang pleno, sidang harian, sidang khusus, Konferensi, muktamar dan lain sebagainya), Acara/Kegiatan (seminar, pelatihan, perlombaan, penelitian, kunjungan dan sebaginya), Laporan Aktifitas, Perlengkapan (tuntunan organisasi, hak milik organisasi dan sebaginya), serta hal lain yang berkaitan dengan urusan keorganisasian.
Kode indeks surat urusan keorganisasian diklasifikasikan sebagai berikut :
A. Aktivitas Organisasi
A.1. Ditujukan kepada institusi atau individu yang dilihat dari jabatannya adalah pihak Intern IRM dan Persyarikatan
A.2. Ditujukan kepada individu dan institusi dari pihak Ekstern (selain IRM dan Persyarikatan)

B.Urusan Personalia, Pimpinan dan Penghargaan
Meliputi:
Keanggotaan (pendaftaran, mutasi, skorsing, pemberhentian keanggotaan, alumnus dan lain sebagainya), Pengangkatan (pengesahan anggota, pengesahan pimpinan, pemberian mandat dan lain sebagainya), Penghargaan (Pengaktaan anggota kehormatan, piagam penghargaan dan sebaginya) serta hal lain yang berkaitan dengan permasalahan perseorangan, personalia, pimpinan maupun penghargaan.
Kode indeks surat urusan personalia, pimpinan dan pengharagaan diklasifikasikan sebagai berikut :
B. Urusan Personalia
B.1. Ditujukan kepada institusi atau pihak yang dilihat dari jabatannya adalah dari pihak Intern IRM dan Persyarikatan
B.2. Ditujukan kepada individu atau insitusi dari pihak Ekstern (selain IRM dan Persyarikatan)

C. Urusan Keuangan
Meliputi:
Keungan/Dana (sumbangan, iuran, infak anggota/pimpinan, uang pangkal, donasi dan lain sebaginya), Utang piutang (utang/tagihan piutang, rekening bank/giro pos, tabungan/simpanan), Kerjasama dalam bidang keuangan dengan pihak patnership ekstern, Laporan keuangan dan hal laian yang berkaitan dengan laporan keuangan.
Kode indeks surat urusan keuangan diklasifikasikan sebagai berikut :
C. Urusan Keuangan
C.1. Ditujukan kepada institusi atau individu yang dilihat dari jabatannya adalah dari pihak Intern IRM dan Persyarikatan
C.2 Ditujukan kepada individu atau intsitusi dari pihak Ektern (selain IRM dan Persyarikatan)

Catatan :
a.Jika undangan ditujukan ke jabatan / posisi di internal IRM dan persyarikatan, maka digunakan kode 1
b.Jika undangan ditujukan ke nama individu sebagai pribadi meskipun yang dituju adalah warga / anggota / simpatisan persyarikatan, maka digunakan kode 2.
Contoh : A.1- IX/PD.IRM-7/2009
Keterangan:
A.1 : Menunjukkan pokok surat yang berkenaan dengan Aktivitas Organisasi
untuk tujuan Intern.
IX : Menunjukkan kode Pimpinan Wilayah (yang bersangkutan).
PD. IRM : Menunjukkan asal surat yang dibuat oleh PW yang bersangkutan.
7 : Menunjukkan nomor urutan surat yang dikeluarkan.
2009 : Menunjukkan tahun surat dengan Tahun Masehi.

D.Kode Indeks Surat berbentuk Khusus
Surat berbentuk khusus adalah surat yang memiliki bentuk tersendiri dengan tidak ada pencantuman nomor, lampiran dan hal di bagian kiri surat, malainkan pecantuman jenis surat di bagian tengah dan digunakan untuk kepentingan tertentu, meliputi surat keputusan, surat instruksi, surat mandat dan surat keterangan.
1.Surat Keputusan : Mendapat penambahan dengan nomor urut surat keputusan yang dikeluarkan dalam tahun yang bersangkutan dan penambahan kode KEP
(Contoh : 5-KEP/XIII/PD.IRM/2009)
2.Surat Instruksi : Mendapat penambahan dengan nomor urut surat instruksi yang dikeluarkan dalam tahun yang bersangkutan, dan penambahan Kode INS.
(Contoh : 5-INS/XIII/PD.IRM/2009)
3.Surat Mandat : Mendapat penambahan dengan nomor urut surat mandat yang dikeluarkan dalam tahun yang bersangkutan dan penambahan kode MAN.
(Contoh : 5-MAN/XIII/PD.IRM/2009)
4.Surat Keterangan : Mendapat penambahan dengan nomor urut surat keterangan yang dikeluarkan dalam tahun yang bersangkutan, dan penambhan kode KET.
(surat keterngan berlaku juga untuk syahadah dan piagam penghargaan)
(Contoh : 5-KET/XIII/PD.IRM/2009)

Keterangan:
5 : Menunjukkan urutan nomor Surat Khusus.
KEP/INS/MAN/KET : Jenis surat khusus
XIII : Kode Wilayah Jawa Timur
PD. IRM : Menunjukkan asal surat yang dibuat oleh PD yang bersangkutan.
2009 : Menunjukkan tahun surat dengan Tahun Masehi.

(4)Bagian Surat Resmi IRM
Untuk keseragaman surat resmi IRM maka perlu ada ketentuan mengenai bagian-bagian surat yang meliputi :
A.Bentuk Surat Umum
1.Kop/kepala surat
Terdiri atas; tingkat dan nama organisasi, menggunakan bahasa Indonesia.
Penggunaan Bahasa Inggris dapat digunakan dengan tidak menghilangkan kop surat berbahasa Indonesia.
a. Kepala Surat menggunakan jenis huruf Garamond
i. Kop surat ditulis rata tengah
ii. Nama institusi menggunakan ukuran font 22
iii. Alamat institusi menggunakan ukuran font 12
b. Pada bagian kiri sebelah atas sejajar dengan kepala surat dibuat gambar /logo IRM sesuai dengan AD/ART.
c.Alamat sekretariat ditulis lengkap dengan nama jalan, nomor telepon, kota kedudukan dan kode pos. Untuk alamat sekretariat ini, dapat pula dicantumkan alamat electronic mail (e-mail).
2.Kalimat Basmallah
Ditulis di tengah-tengah surat. Kalimat Basmalah dapat ditulis dengan huruf Arab atau menggunakan huruf latin.
3.Nomor surat , Lampiran dan Perihal
Ketiganya ditulis secara berurutan dari atas ke bawah pada pinggir kiri sedikit di bawah kalimat Basmallah.
Untuk Nomor Surat :
a.Setiap nomor surat berlaku untuk satu perihal (satu pokok surat) dan satu tujuan.
b.Nomor yang sama hanya berlaku untuk tujuan yang bersifat kolektif, Misalnya:
Yth. PC IRM Se- Kabupaten Lamongan
Yth. PR IRM Se- Kabupaten Lamongan
Untuk Lampiran Surat :
a.Secara umum lampiran tidak disertai kop surat.
b.Lampiran tidak dicantumkan apabila dalam surat tersebut tidak ada lampiran atau tidak menyertakan lampiran
c.Untuk surat keputusan pengangkatan pimpinan, nama-nama susunan pengurus dicantumkan tidak dalam lampiran, melainkan masuk menjadi bagian dari isi surat keputusan.
4.Tanggal pembuatan surat terbagi atas dua macam; bulan tahun Hijriah ditempatkan pada bagian atas dan tahun Miladiyah ditempatkan pada bagian bawah. Kota tempat pembuatan surat dicantumkan apabila mempunyai dua kantor.
5.Tujuan
Ditulis mulai dari pinggir kiri, disesuaikan dengan panjangnya rangkaian kata tujuan surat.
6.Salam Pembuka
Assalamu’alaikum Wr. Wb. ditulis dengan huruf latin dimulai dari bagian kiri, jika ditulis dengan huruf Arab maka ditempatkan pada bagian tengah.
7.Isi surat, ditulis dengan mengacu pada bentuk lurus (rata kanan kiri) dan ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow 12, spasi satu.
8.Semboyan IRM “Nun Walqolami Wamaa Yasthuruun” digunakan pada tiap surat IRM dan ditulis dengan huruf latin
9.Salam penutup
Wassalamu’alaikum Wr. Wb. ditulis dengan huruf latin dimulai dari bagian kiri, jika ditulis dengan huruf Arab maka ditempatkan pada bagian tengah.
10.Penanggung jawab surat
Penanggung jawab surat umum terdiri atas; Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum/Sekretaris. Khusus untuk urusan keuangan selain Pemohonan dana, penanggung jawab surat adalah Ketua Umum/Ketua dan Bendahara Umum/Wakil Bendahara.
11.Nama Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum/Sekretraris atau dengan Bendahara Umum/Wakil Bendahara, ditulis di bagian bawah. Penulisan nama tersebut diikuti dengan NBA (Nomor Baku Anggota) ditulis tebal tanpa garis bawah.
12.Bila surat memerlukan tembusan, penulisan ditempatkan pada bagian bawah kiri.
13.Bila surat memerlukan catatan untuk tambahan dan atau nomor personal untuk konfirmasi surat, penulisan ditempatkan pada bagian paling bawah dan halaman paling akhir surat dengan jenis huruf cetak yang dibedakan dengan isi surat. Bila penulisan menggunkan mesin tik, pembedaan huruf dilakukan dengan garis bawah.
14.Kertas untuk surat resmi berwarna putih (HVS) dengan tulisan kop surat berwarna hijau satu warna dengan ukuran A4.
15.Tidak dibenarkan menggunakan gelar akademik dan kebangsawanan dalam pembuatan surat-surat IRM.
B.Bentuk Surat Khusus
1.Surat berbentuk khusus adalah surat yang ditulis dengan format tersendiri dan dengan tujuan yang tertentu, serta kode indeks khusus, antara lain; Surat Keputusan, Surat Instruksi, Surat Mandat, Surat Keterangan (termasuk syahadah dan penghargaan).
2.Kop surat
Terdiri atas; tingkat dan nama organisasi, menggunakan bahasa Indonesia.
Penggunaan Bahasa Inggris dapat digunakan dengan tidak menghilangkan kop surat berbahasa Indonesia.
a. Kop Surat menggunakan jenis huruf Garamond
i. Kop surat ditulis rata tengah
ii. Nama institusi menggunakan ukuran font 16
iii. Alamat institusi diletakkan dibagian bawah menggunakan ukuran font 11
b. Pada bagian atas kepala surat dibuat gambar /logo IRM sesuai dengan AD/ART.
c. Alamat sekretariat ditulis lengkap dengan nama jalan, nomor telepon, kota kedudukan dan kode pos. Untuk alamat sekretariat ini, dapat pula dicantumkan alamat electronic mail (e-mail).
3.Judul Surat (Surat Keputusan, Instruksi, Surat Mandat dan Surat Keterangan/Syahadah/Penghargaan) ditulis di tengah dengan huruf cetak kapital dan bergaris bawah.
4.Kode surat dan nomor dicantumkan dibawah judul surat.
5.Untuk Surat Keputusan dan Instruksi, dicantumkan inti atau tema surat tersebut dengan mencantumkan kata tentang. Sekaligus menjelaskan tujuan atau pihak yang dituju dalam surat.
Contoh :
SURAT KEPUTUSAN
Nomor : 5-SK/XII/PD.IRM/2009
Tentang :
Pengangkatan Pimpinan Cabang Ikatan Remaja Muhammadiyah
Sugioa periode 2009-2011

INSTRUKSI
Nomor : 5-INS/XII/PC.IRM/2009
Tentang :
Pelaksanaan hasil keputusan Musyda XII

6.Isi surat, ditulis dengan mengacu pada bentuk lurus (rata kanan kiri) dan ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow 12, spasi satu.
7.Tidak mencantumkan jumlah satuan lampiran dalam surat.
8.Tidak mencantumkan salam pembuka dan penutup.
9.Tanggal surat diletakan di bagian akhir isi surat, sebelah kanan, diatas tanda tangan pejebat berwenang di bagian kanan. Dengan mencantumkan tempat dan waktu ditetapkannya surat tersebut.
Contoh :
Ditetapkan di : Lamongan
Tanggal : 12 Rabi’ul Akhir 1430 H
Bertepatan dengan : 28 April 2009 M
10.Penanggung jawab surat
Penanggung jawab surat (Keputusan dan Instruksi) terdiri atas; Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum, sedangkan yang lain sama dengan surat umum
11. Hal lain menyesuaikan dengan bentuk surat secara umum.

(5)Macam-Macam Surat
a.Menurut Pokok Isi/Hal
-Surat Pemberitahuan
-Surat Instruksi/Perintah
-Surat Keputusan/Ketetapan
-Surat Panggilan
-Surat Perjanjian
-Surat Keterangan/Penghargaan/Syahadah
-Surat Pengantar
-Surat Mandat/Kuasa
-Surat Peringatan/Teguran
-Surat Pesanan
-Surat Undangan
-Surat Serah Terima , dll.

(6)Surat Melalui Internet (Electronic Mail/ E- Mail) dan Faximile
Untuk efesiensi waktu, surat dapat disampaikan melalui Internet (e-mail) dan atau fax, akan tetapi surat yang asli harus tetap disampaikan.

BAB III
ADMINISTRASI PERBEKALAN
Pasal 6

(1)Administrasi Perbekalan
Administrasi perbekalan adalah kegiatan atau aktifitas organisasi yang menyangkut bidang pengadaan barang-barang organisasi/kantor, pemeliharaan, dan pengelolaan termasuk kearsipan.

(2)Alat-alat Perkantoran
Untuk melakukan aktivitas-aktivitas kantor diperlukan alat-alat perkantoran, antara lain;
-pc (personal computer), scanner, modem, camera teleconfrence
-mesin tulis dan stensil
-pesawat telepon dan buku telepon
-lemari dan rak buku
-meja dan kursi
-jam dinding, kalender, dan peta
-stempel dan bantalannya (jika diperlukan)
-papan pengumuman / white board, penghapus, spidol, dan tinta
-penggaris
-pisau, cutter dan gunting
-mesin hitung/kalkulator
-pembuka kawat steples, pelubang kertas, paper clips
-map arsip
-kertas, karbon, dsb.
-lem kertas
-buku-buku pedoman
-stempel organisasi yang terdiri :
a.stempel organisasi
b.stempel cetakan
d.stempel alamat
e.stempel perangko berlangganan
f.stempel agenda
g.stempel tanggal
h.stempel tembusan
i.stempel paraf pimpinan (bila perlu)
-Ukuran stampel :
Untuk keperluan tertentu selain surat dapat digunakan stempel dengan ukuran yang disesuaikan. (contoh; stempel untuk kuitansi dan atau KTA)

(3)Tata kearsipan
A.Tata Kerasipan
Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang amat penting dalam kegiatan sekretariat. Oleh karena itu harus dilakukan dengan baik, sehingga organisasi memiliki dokumen bersejarah dari generasi ke generasi.

Tata kearsipan dapat digunakan dengan system :
1.Berdasarkan Jenis Surat
Surat masuk dan keluar disimpan secara terpisah dengan dasar sesuai nomor urut, nomor dikeluarkan atau nomor masuk pada surat yang diterima.
Penyimpanan (pengarsipan) dilakukan dengan nomor urut agenda.
2.Berdasarkan Asal Surat
Surat-surat yang masuk disimpan berdasarkan asal surat yang diterima menurut klasifikasi lembaga yang mengirimkan. Misalnya dengan klasifikasi sebagai berikut :
a.Intern IRM (Wilayah, Daerah, Cabang, Ranting)
b.Intern Persyarikatan (Muhammadiyah, Majelis, Ortom lain, Lembaga Amal Usaha)
c.Pemerintah dan Militer
d.Ormas/OKP, Parpol
e.dsb.
3.Berdasarkan Pokok isi/hal
Surat-surat disimpan menurut isi pokok surat, dengan diklasifikasikan terlebih dahulu berdasarkan isi surat tersebut, sebagaimana ada pada jenis/macam-macam surat.

B.Peminjaman Arsip
Surat yang telah disimpan dan kemudian diperlukan lagi untuk dipinjam, hendaknya dilakukan dengan melalui prosedur sebagai berikut:
1.Mengajukan permohonan peminjaman.
2.Memperoleh persetujuan dari bagian arsip.
3.Pemberian batas waktu peminjaman arsip.
4.Pengembalian surat (arsip).

C.Penyusutan Arsip
1.Penyusutan Arsip
Untuk menghemat ruangan tempat penyimpanan arsip maka perlu ada penyusutan surat yang sudah tidak diperlukan lagi. Penyusutan dimaksudkan untuk mengurangi pemakaian ruang arsip.
2.Obyek Penyusutan
Penyusutan dilakukan terhadap:
a.Arsip/warkat yang telah berusia 2 sampai 3 tahun lebih.
b.Warkat yang sudah tidak berguna atau digunakan lagi (non aktif).
3.Cara Penyusutan
Penyusutan dilakukan dengan cara:
a.Penjilidan
b.Memusnahkan arsip (dibakar) bila tidak digunakan lagi.
4.Catatan : Arsip - Arsip organisasi Tidak Boleh dijual

(4)Buku-buku Organisasi
A.Buku Tamu
Adalah buku yang diperuntukkan bagi setiap tamu yang datang.
Kolom-kolom yang terdiri dari:
1.Hari/tanggal
2.Waktu
3.Nama tamu
4.Alamat asal (rumah/kantor/instansi)
5.Tujuan kedatangan
6.Paraf tamu
7.Keterangan lain (jika perlu)

B.Buku Agenda Surat
Adalah buku untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar. Bentuk dan formatnya berbentuk kolom - kolom yang terdiri dari :
1.Nomor (berdasar urutan dalam buku)
2.Nomor Agenda
3.Tanggal
4.Asal Surat (Untuk Surat Masuk)/Tujuan Surat (Untuk Surat Keluar)
5.Nomor Surat
6.Tanggal Surat
7.Hal/Pokok Isi Surat

C.Buku Sidang
Adalah buku yang digunakan oleh Pimpinan sidang ketika sidang berlangsung, untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu dicatat oleh Pimpinan sidang.

D.Buku Notulen Sidang
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat hasil-hasil rapat/sidang. Kolom yang diperlukan antara lain:
1.Nomor urut
2.Pokok masalah yang dibicarakan
3.Pembahasan secara urut
4.Kesimpulan
5.Catatan/keterangan

E.Buku Presensi Rapat
Adalah buku khusus yang memuat daftar hadir Pimpinan dalam setiap rapat/sidang. Sebelum kolom-kolom hendaknya dibuat/ditulis sbb:
Rapat ke :
Acara pokok :
Hari/tanggal :
Kemudian dibuat kolom-kolom yang terdiri dari:
1.Nomor urut,
2.Nama Pimpinan (ditulis sebelum rapat dimulai),
3.Data yang dianggap perlu (jabatan, alamat, no telepon dsb)
4.Paraf

F.Buku Presensi Harian/Piket
Adalah buku daftar hadir harian Pimpinan. Buku ini diisi setiap Pimpinan datang ke kantor baik dalam rangka piket maupun untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.
Kolom yang perlu untuk buku presensi harian :
1.Kolom nomor urut
2.Nama personil Pimpinan
3.Kolom tanggal yang dibuat dari tanggal 1 s.d 31
5.Kolom jumlah hadir pada tiap bulannya
6.Keterangan

G.Buku Ekspedisi
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang bersangkutan.
Buku ekspedisi memuat kolom-kolom :
1.Nomor urut dalam buku
2.Tujuan
3.Nomor Surat
4.Tanggal Surat
5.Pokok Isi/Hal
6.Jumlah lampiran
7.Kontak Person
8.Tanggal Konfirmasi
9.Nama personal penerima surat
10.Paraf personal penerima surat
Catatan: Buku ekspedisi dapat diganti dengan lembar tanda terima surat dengan format yang disesuaikan

H.Buku Inventaris
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang menjadi milik organisasi/inventaris.

I.Buku Data Base
Adalah buku yang memuat data yang diperlukan organisasi seperti;
1.Data pribadi personal pimpinan
2.Data Wilayah/Daerah/Cabang/Ranting
3.Data jumlah anggota masing-masing
4.Data potensi Wilayah/Daerah/Cabang/Ranting
5.Lain-lain yang diperlukan

J.Buku Catatan Kegiatan
Merupakan buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Dibuat setidaknya satu bulan satu kali. Memuat kolom sebagai berikut :
1.Nomor urut
2.Tanggal/hari kegiatan
3.Kegiatan/nama kegiatan
4.Volume kegiatan (jumlah peserta, pihak yang terlibat dsb)
5.Biaya kegiatan
6.Lokasi kegiatan
7.Keterangan

K.Buku Konsep
Adalah buku yang digunakan untuk membuat konsep-konsep surat yang akan dikirim.

L.Buku Piket
Buku yang digunakan untuk mencatat tugas-tugas piket. Terdiri dari kolom-kolom:
1.Nomor urut
2.Hari/tanggal/jam
3.Nama personal yang datang
4.Tugas-tugas yang dilakukan
5.Tugas-tugas yang belum dilakukan
6.Pesan-pesan
7.Paraf

M.Buku Feed Back
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat bukti pengembalian barang-barang yang dikirim.

BAB IV
ADMINISTRASI KEANGGOTAAN

Pasal 7
Administrasi keanggotaan adalah administrasi yang menyangkut segala aspek keanggotaan IRM. Termasuk dalam hal ini adalah pendataan anggota, herregistrasi dan pemilikan Kartu Tanda Anggota (KTA).

Pasal 8
Kartu Tanda Anggota
(1)Pembuatan/Pengeluaran KTA
a.Kartu Tanda Anggota dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat
b.Prosedur pemilikan/permohonan KTA diatur sebagai berikut :
Mengajukan permohonan kepada Pimpinan Pusat IRM dilengkapi:
1.Blangko permohonan KTA
2.Pas foto berwarna menghadap ke depan (putri wajib berjilbab) dengan ukuran 2x3 sebanyak 2 lembar
3.Biaya administrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
4.Surat Pengantar dari Pimpinan yang bersangkutan
c.Blanko resmi permohonan KTA dikeluarkan oleh PP IRM dan dapat di download di www.irm.or.id atau langsung ke sekretariat PP IRM.

(2)Buku Keanggotaan Sementara/Harian
Buku anggota sementara/ harian digunakan sebagai pencatat anggota yang bersifat sementara sebelum diproses lebih lanjut dalam buku induk tetap kolom yang diperlukan antara lain:
1.Nomor urut
2.Nama
3.Asal Daerah (PD. IRM yang bersangkutan)
4.Kolom chek list pengajuan kartu baru
5.Kolom chek list pembaharuan kartu
6.Tempat/Tanggal lahir
7.Pendidikan
8.Alamat
9.Keterangan

(3)Buku Induk Anggota Tetap
Buku induk tetap merupakan buku yang berisi data seseorang yang sudah menjadi anggota tetap. Kolom buku tersebut antara lain :
1.Nomor Urut
2.Nomor Baku Anggota
3.Nama
4.Asal daerah (PD. IRM yang bersangkutan)
5.Tempat Tanggal lahir
6.Pendidikan
7.Alamat
8.Keterangan

(4)Kartu Tanda Anggota
Kartu Tanda Anggota Adalah tanda bukti bahwa seseorang secara resmi telah menjadi anggota IRM.

(5)Data permohonan menjadi anggota IRM perlu dipelihara agar tetap baik dan dapat dijadikan dokumen bersejarah bagi organisasi, cara penyimpanan dapat dilakukan dengan menjilid berkas - berkas tersebut agar tidak mudah rusak.

(6)Buku Mutasi Anggota
Buku mutasi digunakan khusus untuk mencatat anggota yang pindah dari satu daerah ke daerah yang lain diluar wilayah kepemimpinannya. Kolom Yang diperlukan antar lain:
1.Nomor urut
2.Nama
3.Tempat Tanggal lahir
4.Jabatan terakhir (sebelum mutasi)
5.Masa jabatan/keanggotaan (sebelum mutasi)
6.Kota tujuan mutasi
7.Alamat dan kontak person setelah mutasi
8.Keterangan

(7)Tambahan
Bila terjadi pemberhentian atau skorsing anggota IRM, maka yang bersangkutan diberi keterangan (nomor surat keputusan)

Pasal 9
Mutasi Pimpinan / Anggota
(1)Mutasi Pimpinan/Anggota
Mutasi pimpinan/anggota adalah perubahan status pimpinan/anggota baik status domisili maupun status jabatan fungsional

(2)Macam - Macam Bentuk Mutasi
1.Mutasi Domisili: perubahan status domisili pimpinan/anggota dari suatu tempat ke tempat yang lain.
2.Mutasi jabatan: perubahan status jabatan fungsional pada tingkatan pimpinan.

(3)Prosedur Mutasi
1.Mutasi Domisili
a.Yang bersangkutan memohon surat keterangan mutasi dari Pimpinan Ranting/Cabang/ Daerah atau Wilayah asal mutasi
b.Pimpinan Ranting/Cabang/Daerah atau wilayah asal mutasi memberikan surat keterangan mutasi kepada yang bersangkutan dengan tembusan kepada Pimpinan IRM tujuan mutasi dan diatasnya.
c.Selanjutnya yang besangkutan melaporkan diri kepada pimpinan IRM tujuan mutasi.
2.Mutasi Jabatan
Pimpinan yang bersangkutan melaporkan adanya mutasi jabatan ditingkatnya kepada Pimpinan diatasnya.

BAB V
LAPORAN ORGANISASI
Pasal 10
Laporan Organisasi
1.Masing-masing tingkat pimpinan wajib melaporkan kegiatan yang dilaksanakan kepada pimpinan di atasnya secara berkala.
2.Masing-masing bidang wajib melaporkan kegiatan bidang dalam sidang organisasi.
3.Setiap personal yang melakukan kegiatan yang menyangkut organisasi atau tidak, wajib melaporkan kegiatannya pada sidang organisasi.
4.Masing - masing tingkat kepemimpian membuat laporan pertanggungjawaban untuk disampaikan dalam forum permusyawaratan tertinggi di tiap tingaktan. Laporan tersebut setidaknya terdiri atas;
a.Pendahuluan
b.Kondisi Obyektif
c.Keputusan Permusyawaratan Terdahulu
d.Konsep Dasar Program
e.Pelaksanaan Program
f.Problematika yang Dihadapi
g.Saran
h.Penutup

BAB VI
ATRIBUT ORGANISASI
Pasal 11
Atribut organisasi IRM merupakan tanda/ciri khusus yang digunakan IRM dan berlaku bagi seluruh tingkat Pimpinan sesuai dengan petunjuk dan aturan yang berlaku.

Pasal 12
Atribut Ikatan Remaja Muhammaiyah
1.Lambang organisasi Ikatan Remaja Muhammadiyah
2.Stempel/cap organisasi
3.Papan nama organisasi
4.Kartu tanda anggota
5.Bendera
6.Pin
7.Jaket/jas
8.Batik Nasional dan Batik Daerah

Pasal 13
Lambang
Lambang organisasi Ikatan Remaja Muhammadiyah memiliki ciri;
1.Bentuk : segi lima perisai, runcing dibawah merupakan deformasi bentuk pena.
2.Ukuran : satu berbanding dua
3.Warna : kuning berarti keagungan dan ketuhanan; putih berarti kesucian, merah berarti keberanian
4.Isi : ada lima jalur penurun. Tiga besar dan dua jalur kecil, jalur tengah, runcing di bawah berwarna kuning; lebar seperempat lebar perisai lambang dan diapit dua jalur kecil berwarna merah dengan lebar seperduapuluh (1/20) lebar perisai, dan dua jalur besar berwarna merah dengan lebar ¼ lebar perisai.
Gambar matahari bersinar ( berjumlah 12 sinar ) yang terletak ditengah (sedikit agak keatas) perisai, merupakan lambang Muhammadiyah. Gambar matahari yang berwarna kuning yang menunjukan bahwa IPM adalah keluarga Muhammadiyah. Di tengah bulatan matahari terdapat gambar buku berarti pengetahuan. Atau bisa juga berarti Al-Qur’an yang suci (putih). Warna hijau menunjukan agar ilmu yang didapatkan dapat mempertebal iman. Di bawah bulatan matahari terdapat tulisan ayat Al-quran, surat Al Qalam ayat 1 yang berbunyi “Nun walqalami wamaa yasthuruun” (dalam tulisan arab). Artinya: Demi pena apa yang dituliskannya.

Tulisan Al-Quran tersebut ditulis dengan menggunakan huruf Arab, warna hitam dan merupakan semboyan IRM. Huruf IRM berwarna merah dengan kontur hitam. Merah berarti berani serta aktif menyampaikan dakwah Islam karena IRM mengemban tugas sebagai pelopor, pelangsung dan penyempurna amal usaha Muhammadiyah.

Pasal 14
Stempel/Cap
Stempel /Cap IRM mempunyai ciri - ciri sebagai berikut :
1.Bentuk : oval, tegak lurus vertikal
2.Tinta : berwarna biru
3.Ukuran : garis tengah, tinggi ( panjang) 4,7 cm dan lebar 3,2 cm
4.Tulisan : di tengah - tengah lingkaran dalam tertera lambang IRM dan diatasnya terdapat kode wilayah bersangkutan. Lingkaran luar bagian atas tertulis “Ikatan Remaja Muhammadiyah”. Lingkaran luar bagian bawah tertulis tingkatan organisasi bersangkutan; misalnya, Cabang Duren Sawit. Antara tulisan bagian atas ( IRM ) dengan tulisan bawah (tingkat organisasi) dipisahkan dengan tanda * (bintang/asterik )

Pasal 15
Papan Nama
1.Bentuk; empat persegi panjang, dengan perbandingan 4:3
2.Ukuran maksimum;
a.Tingkat Pusat/Nasional : 200 cm : 150 cm
b.Tingkat Wilayah/Propinsi : 180 cm : 135 cm
c.Tingkat Daerah/Kota/Kabupaten : 160 cm : 120 cm
d.Tingkat Cabang/Kacamatan : 140 cm : 105 cm
e.Tingkat Ranting/Kelompok : 120 cm : 90 cm
3.Isi;
a.Lambang organisasi
b.Nama organisasi disertai tingkat dan ruang lingkup
c.Alamat lengkap organisasi
4.Warna; Warna dasar kuning telur, tulisan berwarna merah.

Pasal 16
Kartu Tanda Anggota
1.Bentuk : empat persegi panjang
2.Ukuran : panjang 8.5 cm dan lebar 5.5 cm
3.Warna : dasar kuning muda, dengan tulisan warna hitam
4.Isi
a.Muka Depan :
-Di pojok kiri atas; lambang IRM
-Sebelah atas; tertera maksud dan tujuan IRM
-Di sebelah bawah kanan ditempel pas foto ukuran 2 x 3 cm
-Di sebelah bawah kiri mencantumkan masa berlaku.
b.Belakang
-Data pribadi anggota bersangkutan: nomor baku anggota, nama, tempat dan tanggal lahir, pendidikan dan alamat.
-Di bawah bagian tengah mencantumkan Pimpinan Pusat Ikatan Remaja Muhammadiyah, Ketua Umum dan Sekretris Jenderal.
c.Di kedua muka (depan dan belakang) KTA; ada tulisan Ikatan Remaja Muhammadiyah secara transparan (bayang-bayang).

Pasal 17
Bendera
1.Bentuk : empat persegi panjang
2.Ukuran : 120 cm x 90 cm, Lambang : 25 cm x 40 cm
3.Warna : warna dasar kuning, tulisan merah dan lambang sesuai dengan ketentuan.
4.Jarak tulisan : dari tepi kanan dan kiri : 10 cm
dari tepi atas bawah : 5 cm
dari lambang : 5 cm
5.Isi
a.Lambang yang terletak di tengah-tengah
b.Tulisan “IKATAN REMAJA MUHAMMADIYAH” Di atas lambang

Pasal 18
Emblim (Lencana) dan Bagde
1.Emblim (lencana) adalah lambang Ikatan Remaja Muhammadiyah dengan bentuk yang telah disahkan. Adapun ukuran lencana tersebut: garis tengah; tinggi 3,5 cm, lebar 2,5 cm dan dibuat dari besi/logam
2.Bentuk Emblim, di tengah-tengahnya lambang IRM, dilingkari tulisan Ikatan Remaja Muhammadiyah, atau keluarga besar Ikatan Remaja Muhammadiyah dan pinggirnya diberi garis berwarna hitam.
3.Bagde adalah lambang Ikatan Remaja Muhammadiyah yang berbentuk empat persegi panjang dan terbuat dari kain. Ukuran kain; tinggi 12 cm dan lebar 8 cm dengan warna dasar kuning. Di tengah-tengah tertera gambar lambang IRM dengan ukuran tinggi 10 cm dan lbar 5,5 cm. Warna lambang sesuai dengan petunjuk.

Pasal 19
Jas IRM
1.Pengertian : adalah jas khas IRM yang berlaku bagi seluruh anggota dan pimpinan IRM.
2.Warna jas : kuning (seperti warna kuning pada bendera IRM)
3.Model : berbentuk jas dengan
a.Kerah : terbuka
b.Bagian bawah : setengah lingkaran
c.Bentuk saku : luar tanpa tutup di bawah, kanan kiri.
d.Bentuk belakang : tengah terbelah bawah.
4.Jenis kain : bahan celana
5.Bentuk Bagde : bentuk lingkaran dengan bordir
6.Setelan bawah : warna gelap
7.Pemakaian : pada waktu acara resmi.

Pasal 20
Batik Nasional dan Batik Daerah
1.Pimpinan Pusat mengeluarkan batik untuk Irmawan dan Irmawati yang berlaku secara nasional dengan bentuk, corak, motif dan warna yang ditentukan oleh Pimpinan Pusat.
2.Pimpinan Wilayah dapat mengeluarkan batik khas daerah yang berlaku untuk wilayahnya dengan bentuk, corak, motif dan warna yang ditentukan olehsss Pimpinan Wilayah yang bersangkutan dan dapat menjadi identitas wilayahnya masing – masing.
3.Batik Nasional dan Batik Daerah dapat dipakai pada acara – acara aktifitas atau kegiatan IRM baik formal maupun semi formal dan atau menghadiri undangan – undangan dari organisasi lain seperti diskusi, perjamuan dsb.

BAB VII
ADMINISTRASI KEUANGAN
Pedoman tentang administrasi keuangan dibuat dan disusun secara khusus dan tersendiri dalam Pedoman Adminsitrasi keuangan yang dibuat oleh Pimpinan Pusat Ikatan Remaja Muhammadiyah

BAB VIII
PENUTUP
1.Hal lain yang belum diatur dalam pedoman ini akan ditentukan kemudian oleh Pimpinan Pusat.
2.Pedoman ini berlaku setelah ditanfidzkan oleh Pimpinan Pusat Ikatan Remaja Muhammadiyah

SYAMSUL BASRI
Sekr.PD IRMala 07-09
boazry_wonglmg@yahoo.co.id